Kunnen Hogeschooltaaltoetsen worden afgenomen via ProctorExam?

Sinds 26 mei 2020 kun je Hogeschooltaaltoetsen afnemen met behulp van ProctorExam. Wij zijn erg blij dat wij deze service kunnen bieden. Zo kunnen onze toetsen ook buiten school goed beveiligd afgenomen worden. Hieronder vind je alle informatie over de procedure, kosten en afspraken die wij met ProctorExam hebben gemaakt.

Inplannen toets
Nadat je de toets hebt ingepland via het studentvolgsysteem, kun je ons een e-mail sturen via [e-mail]. Voor het inplannen van ProctorExam ontvangen wij graag een Excel-bestand met daarin de voor- en achternamen en e-mailadressen van de studenten die deelnemen aan de toets en de betreffende toetscode.

Communicatie naar studenten
Als ProctorExam staat ingepland, voorzien we de studenten van informatie. 
De studenten die de toets gaan maken via ProctorExam, ontvangen eerst een e-mail van Hogeschooltaal. Hierin kunnen ze lezen hoe ze moeten inloggen en welke voorbereidingen ze moeten treffen voor de toets.
We vragen studenten om 15 minuten voor aanvang van de toets alvast in te loggen. Als studenten meer dan 30 minuten na de officiële starttijd van de toets op de toegangslink klikken van ProctorExam, kunnen ze niet meer deelnemen aan de toets.
Daarnaast ontvangen de studenten een e-mail van ProctorExam met instructies om een securitycheck te doorlopen en een plug-in te installeren. Als ze dit hebben gedaan, ontvangen ze nog een e-mail om naar de toetsomgeving te gaan.

Je kunt een voorbeeld van beide e-mails vinden onderaan dit artikel.

Vragen/problemen tijdens toetsafname
Bij problemen met Hogeschooltaal kunnen studenten telefonisch contact opnemen met de helpdesk, via 088-5226822. Dit wordt vermeld in de instructiemail die ze ontvangen.
Bij problemen met de ProctorExam-omgeving is er voor de studenten een chatfunctie beschikbaar.

Systeemvereisten
ProctorExam kan gebruikt worden via de volgende besturingssystemen:
 - Windows 7 en nieuwere versies;   - Mac OS X en nieuwere versies;
 - ChromeOS;
 - De meeste Linux distributies (64-bit Ubuntu 14.04+, Debian 8+, openSUSE 13.3+ of Fedora Linux 24+).

ProctorExam werkt alleen met de browser Google Chrome.

Bij de toetsafname worden de volgende eisen gesteld:

- De student moet een plug-in installeren in zijn Google Chrome-browser. Zodra de student aangemeld is voor een toets, krijgt hij een e-mail met instructies om deze plug-in te kunnen downloaden;
- De student moet een goede internetverbinding hebben;
- De student moet een werkende webcam en microfoon hebben.

Je kunt een compleet overzicht vinden van alle benodigdheden, systeemeisen en wat er wel/niet mag tijdens de toets op de website van ProctorExam:
https://proctorexam.com/test-taker-support/
Bij de toetsen van Hogeschooltaal wordt niet extra gesurveilleerd via een smartphone. Stap 4 in het overzicht mag daarom overgeslagen worden.

Onderaan de pagina staan veelgestelde vragen. Hier kun je veel informatie terugvinden.

Rapportages
De toetsen worden door ProctorExam gesurveilleerd. Vervolgens ontvangen wij een overzicht van alle meldingen van ProctorExam. We controleren de meldingen en geven bijzonderheden na drie werkdagen door. Bij verdachte activiteit of verdenking van fraude, kunnen jullie de studentbeelden bekijken. We verwachten vervolgens een terugkoppeling zodat we de certificaten aan de studenten kunnen koppelen.

Kosten
De kosten voor het gebruik van ProctorExam zijn in schooljaar 2024-2025 € 15,00 per student, per toets. Dit zijn de directe kosten van ProctorExam. Let op: deze kosten gelden voor studenten die zijn aangemeld voor een toets, ongeacht of de student deelneemt aan de toets of niet.

Deze kosten zijn exclusief de kosten voor de toetsservice van Hogeschooltaal. De kosten voor het gebruik van ProctorExam worden geïnd door middel van een maandelijkse factuur.

Inzage
De studenten krijgen direct na afloop van de toets 24 uur de mogelijkheid om hun toets in te zien. Het is mogelijk om een afwijkend inzagemoment in te stellen. Je kunt dit zelf wijzigen in de ingeplande toets. 

Verwerkingsovereenkomst
Hogeschooltaal heeft de privacy van studenten zo goed mogelijk gewaarborgd in overeenkomsten met ProctorExam. Wij hebben al een verwerkingsovereenkomst gesloten in verband met onze verwerking van persoonsgegevens van uw studenten. Door het inschakelen van ProctorExam kwalificeert ProctorExam als subverwerker zoals bedoeld in die verwerkingsovereenkomst. Kies je er als onderwijsinstelling voor om met ProctorExam te toetsen, dan stem je in met de (sub)verwerking van persoonsgegevens door ProctorExam. In verband met door ProctorExam ingeschakelde derde partijen vindt een deel van de verwerking van de persoonsgegevens door ProctorExam plaats in de Verenigde Staten. De beveiliging en het doorgeven van die persoonsgegevens is gewaarborgd in een (sub)verwerkingsovereenkomst tussen ons en ProctorExam die voldoet aan alle geldende eisen gesteld door de AVG. Kies je er als onderwijsinstelling voor om met ProctorExam te toetsen, dan ga je ook akkoord met de verwerking van persoonsgegevens in de VS.

Wil je gebruik maken van een eigen proctoringsysteem? Meer informatie hierover vind je in dit artikel.